カルテ整理に有効な方法、教えます(プレゼントつき)「整体知恵袋.com」

こんにちは。
整体知恵袋の田中です。

今日は
「カルテ整理に有効な方法」を
テーマにお話させていただきます。

今日の内容を知ることで、
コロナ禍で患者さんの来院が減った…
とうなだれている先生は
患者さんを再び、
院に呼び戻すことができるようになります。

また、

開業前の先生は今のうちから
今日の内容を知っておくことで、
開業後、競合と差別化を
図ることができます。

 

さて、ご覧のように今日は、
カルテ棚の画像を貼りました。

なぜ、カルテ棚なのかと言うと、
パンパンに入ったカルテ棚を見てもらう…
ためではなく、
今日はカルテ整理の話をしようと思ったからです。

 

その前に、先生は今の職業が他の業種に比べて

「かなり恵まれている」

ということを認識されているでしょうか?

 

なぜかと言うと、

(患者さんの)
住所が簡単に手に入る職種なんて
そうそうありませんからね。

これを有効利用する手はないんです。

 

この過去の記事でも

「既存患者さんにハガキを出そう」

「チラシより費用対効果がいいチラシを出そう」

「10年前の患者さんにもハガキを出そう」

「ハガキを出したら一定数は戻って来るので
名簿の整理ができますよ」

など、再三再四、言って来ていますし
私自身も10年の整骨院の施策で
どれだけハガキを出したかわかりません。

 

そして、今、働いている院、
(父親の整体院)ですが、

患者さん名簿を作ってくれていた
受付さんが辞めてしまい、
パソコン系の事務仕事は
すべて私がやることに…

そこで、
カルテ棚にあるカルテを見て見ると、
最後の来院が、

平成25年
平成28年、
平成23年とかだったり…

かなりの年数、
放置されていることが分かりました。

 

昔は

「はがきなんか出したってこない」
「忙しくてそんな時間ない」
「来ても1回だけ」

そんなことを言っていた院長(父親)に

数年間分のカルテが放置されていること、
ハガキを出して、来院を促したほうがいいこと、

など、言ってみたら

「それもアリだなぁ」

と言ってきたので、おどろき。
(今年の夏は雪が降りますな)

そこで、古いカルテを何とか
データベース化しようと思い、
色々調べて、たどり着いたのが、

エバーノート

というもの。

 

もちろん、
「エクセルで十分」と言われる先生も
いるかもですが、エクセルはエクセルで便利で、
そのまま宛名が印刷できるみたいです。

私は、そもそもエクセルを
使ったことがほとんどない。

名簿ができた時に
使いこなせる自信もない。

ので、エバーノートで。

エバーノートはスマホカメラでカルテを取れば、
そのままJPEGや文章として保存ができます。

エバーノートの無料版の場合、
データのアップロードは
月(30日)に60MBしかできず、
カルテ裏表5~6枚が10MB。

単純計算で、
月に30~35枚くらいのカルテを
電子保存できる計算ですが、
カルテが3,000枚を超えているので、
無料版でちまちまやっていくと10ヶ月!?

かと言って、有料プランで
月に10GB使えるようにしても、
一気にやる時間も正直ない。

とりあえず、しばらくは日に5~6枚のカルテを
エバーノートに保存していく作業になりそうです。

追伸:

カルテを整理したところで、
「意味があるのか?」と言う先生には
こちらをプレゼント。

ハガキDM活用法

患者さんのセグメントの仕方、
定期的にハガキを出すネタ、
「今月はハガキ、来ないの?」
と催促されるハガキなど。

私がして来たハガキDMのことをまとめてあります。
(ハガキの反応の実数も公開しています)

ハガキDM活用法

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今日はここまで。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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ABOUTこの記事をかいた人

高校卒業後、整体(身体均整法)の専門学校へ。その後、柔整の専門学校へ。卒業後の3年間はカイロプラクティック院に従事。ここでAKA博田法を含め、腰痛調整の基礎を学び、応用を会得、奥義を体得。2008年千葉県習志野市で整骨院を開業。2010年にセールスコピーライティングに出会う。その知識を使い、既存の患者さんにレスポンス型の様々なダイレクトメールの送付を開始。特に休眠患者の掘り起こし、既存患者のフォローアップ、リピート集客(患)が得意。主な実績として、328円で98,840円の売上。患者さんの声、44%の返信率。2年半休眠だった患者の掘り起こしCV12.96%。164円で12,000円の売上など。メディアは、ダイレクト出版発行 “Magazine”2014年4月、10月。No B.S.マーケティングレター2014年9月号にて事例紹介。 「痛みがなくても定期的に通いたくなる治療院を創る手書きはがきの匠」 好きなものは、プロレス(国内男女外問わず)、メキシコ、筋トレ(2010年ボディビル出場)